Dalam suatu perusahaan atau bisnis, project management adalah salah satu aspek yang sangat penting, khususnya dalam hal urusan berbagai proyek besar.
Untuk itu, pada kesempatan kali ini kami akan membahas berbagai hal tentang aplikasi project management secara mendalam.
Pengertian Project Management
Dikutip dari laman resmi Investopedia, project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya.
Dalam suatu project management, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan.
Hal yang membedakan project management dengan manajemen lainnya berada pada rentang waktu yang dilakukan. Karena, project management diperlukan saat perusahaan hendak menjalankan suatu proyek ataupun ataupun acara saja.
Sedangkan manajemen pada umumnya meliputi berbagai hal yang lebih luas dan juga rentang waktunya tidak bisa ditentukan.
Mereka yang memiliki tanggung jawab atas keberlangsungan proyek dan berbagai hal yang ada di dalamnya biasanya akan disebut sebagai manajer proyek atau project manager.
Project manager adalah mereka yang diberikan tanggung jawab tinggi dan wajib mengantongi berbagai keahlian, seperti berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan bisnis yang mumpuni.
Aspek yang Wajib Diperhatikan
Di dalam project management, ada beberapa aspek yang wajib diperhatikan supaya proyek bisa berjalan seperti yang sudah direncanakan. Dikutip dari laman Project Management Institute, setidaknya ada 10 aspek yang harus diperhatikan di dalam project management, yaitu:
- Integrasi
- Ruang lingkup proyek
- Waktu
- Biaya
- Kualitas
- Procurement
- Sumber daya manusia
- Komunikasi
- Manajemen risiko
- Manajemen Stakeholder
Dari kesepuluh aspek di atas, aspek yang dianggap paling penting adalah ruang lingkup proyek. Kenapa? karena aspek tersebut adalah inti dari seluruh proyek yang sedang dijalankan.
Bila nantinya ada perubahan dari ruang lingkup, maka waktu, biaya dan berbagai aspek lainnya pun akan turut berubah.
Selain itu, dalam hal ini juga diperlukan manajemen resiko, karena perusahaan harus tetap memikirkan aspek bisnis seperti halnya return in investment (ROI) atas proyek yang sedang dijalankan.
Pendekatan dalam Melakukan Project Management
Bersumber dari laman Wrike, terdapat dua pendekatan utama yang bisa digunakan dalam melakukan project management, yakni:
1. Tradisional
Pada pendekatan tradisional, hal yang dilakukan cenderung lebih mendasar dengan dikembangkannya beberapa industri seperti manufaktur. Umumnya, industri yang banyak menggunakan pendekatan ini adalah yang menghasilkan suatu produk fisik, seperti laptop, mobil, smartphone, bangunan, dan produk fisik lainnya.
2. Waterfall
Saat menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang terdapat di dalam proyek harus bisa diselesaikan berurutan satu persatu sebelum melakukan tugas lainnya.
3. Critical Path Method
Pendekatan ini kurang lebih hampir sama dengan pendekatan waterfall, yakni menggunakan pendekatan yang bersifat sequential. Project manager bisa memprioritaskan berbagai sumber daya yang sedang diperlukan, dan juga tugas ataupun pekerjaan lain yang memang lebih penting agar bisa dilakukan terlebih dahulu. Pekerjaan lainnya yang mungkin bisa menghambat berjalannya proyek harus dilakukan terakhir.
4. Critical Chain Project Management (CCPM)
Pendekatan CCPM ini lebih berfokus pada sumber daya yang memang diperlukan pada setiap tugas dan juga pekerjaan yang terdapat di dalam proyek.
Nantinya, project manager akan mengidentifikasi tugas dengan tingkat prioritas yang dianggap paling tinggi, lalu membuat jadwal pada prioritas yang sudah dibuat. Hal ini dilakukan guna memastikan bahwa fokus utama dari proyek bisa dilakukan secara baik.
5. Agile
Pendekatan agile di dalam suatu project management akan lebih berfokus pada kolaborasi tim daripada struktur hirarki. Pendekatan ini dibuat untuk mengerjakan software development di tahun 2001.
6. Scrum
Berbeda dengan pendekatan tradisional pada poin pertama, pendekatan scrum akan memungkinkan setiap anggota tim untuk mempunyai beban dan juga tanggung jawab yang bisa diemban oleh project manager. Jabatan yang memimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini diberikan oleh Scrum Master.
7. Kanban
Pendekatan Kaban hampir sama dengan scrum, bedanya adalah periode atau rentang waktu kerjanya lebih bersifat kontinyu.
8. Extreme Programming (XP)
Pendekatan XP ini diciptakan khusus untuk mengerjakan software engineering. Pendekatan seperti ini sangat cocok untuk proyek dengan klien yang belum memiliki pengetahuan tentang apa yang diperlukan dari hasil akhir nantinya.
Karena dengan menggunakan pendekatan XP, seorang project manager nantinya bisa melakukan percobaan dan juga memberikan feedback pada kliennya.
9. Adaptive Project Framework (APF)
Pendekatan APF ini juga sangat sesuai untuk mengerjakan suatu proyek yang lebih berbasis teknologi dan informasi yang memang di dalamnya memerlukan tingkat fleksibilitas serta adaptasi yang tinggi.