Faktur penjualan atau sales invoice adalah dokumen akuntansi yang mencatat transaksi bisnis. Aplikasi faktur penjualan memberikan catatan layanan kepada bisnis yang mereka berikan kepada klien, ketika layanan diberikan dan berapa banyak uang yang harus dibayarkan klien kepada bisnis.
Biasanya, sales invoice akan menyertakan deskripsi layanan yang diberikan, jumlah utang, dan batas waktu pembayaran. Faktur penjualan sangat penting untuk akuntansi bisnis kecil karena memungkinkan Anda untuk mencatat transaksi penjualan Anda untuk tujuan pembukuan.
Pengertian Faktur Penjualan dalam Akuntansi
Faktur penjualan dalam akuntansi keuangan adalah alat yang digunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan klien tentang jumlah yang jatuh tempo untuk pertukaran barang yang telah dijual.
Faktur penjualan harus mencakup informasi tentang barang apa yang telah dibeli oleh pelanggan, jumlah yang telah ia beli, diskon yang telah diterimanya, dan jumlah total yang ia hutangkan. Selain itu, sales invoice harus berisi ringkasan singkat tentang persyaratan transaksi, seperti jeda waktu yang dapat diterima antara penjualan dan pembayaran.
Faktur Penjualan dan Buku Besar
Faktur penjualan merupakan pendapatan yang diperoleh perusahaan Anda. Menggunakan metode akuntansi akrual, yang memperlakukan penjualan sebagai pendapatan bahkan sebelum Anda benar-benar dibayar untuk itu, sales invoice adalah item yang akan dimasukkan di bagian pendapatan dari buku besar Anda.
Penghasilan total bisnis Anda adalah angka yang mencakup jumlah total semua sales invoice Anda untuk jangka waktu tertentu, serta setiap penghasilan tambahan yang diperoleh perusahaan Anda, seperti dari penjualan atau penyewaan properti bisnis.
Faktur Penjualan dan Piutang Usaha
Akuntansi keuangan Anda juga harus mencakup sistem untuk melacak sales invoice mana yang telah dibayarkan oleh klien Anda, dan transaksi mana yang merupakan pendapatan yang masih perlu dikumpulkan.
Piutang usaha adalah istilah akuntansi yang menjelaskan penjualan atau transaksi yang telah dilakukan bisnis Anda yang pembayarannya masih jatuh tempo.
Melacak piutang usaha memungkinkan Anda untuk menagih pelanggan nakal secara efisien, dan juga memberikan informasi tentang apakah kekurangan arus kas berasal dari volume penjualan yang rendah atau pelanggan yang lambat membayar.
Faktur Penjualan dan Penagihan
Penagihan adalah proses akuntansi keuangan untuk memberikan laporan kepada pelanggan dengan saldo terutang, memberi mereka informasi tentang berapa banyak mereka berutang dan apakah saldo mereka sudah lewat jatuh tempo.
Proses penagihan membantu pelanggan Anda dengan memberi mereka informasi yang jelas tentang saldo yang belum dibayar dan membantu perusahaan Anda dengan mendorong dan memfasilitasi pembayaran pelanggan. Membuat sistem penagihan relatif mudah jika bisnis Anda terus melacak sales invoice dan piutang.
Faktur Penjualan dan Penganggaran
Faktur penjualan adalah alat penting untuk aspek penganggaran akuntansi keuangan karena mereka memberikan Anda informasi tentang berapa banyak pendapatan yang Anda harapkan akan datang selama periode mendatang. Jika sales invoice Anda menghitung hingga jumlah yang mengesankan, masuk akal bagi bisnis Anda untuk merencanakan pembelian inventaris besar atau peningkatan modal, karena kemungkinan Anda akan segera menerima pendapatan dari faktur yang belum dibayar untuk membayar pengeluaran ini.
Jenis-Jenis Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini memudahkan penjual maupun pembeli untuk melakukan cek ulang barang atau jasa yang dijual belikan. Bagi penjual faktur ini menjadi catatan yang bisa membantu memudahkan pembukuan. Sedangkan pembeli mudah mengecek apa saja yang sudah dibeli dan mencocokkannya dengan barang yang sudah dibawa. Jika ada kekurangan bisa segera komplain.
Di sini ada beberapa jenis faktur penjualan yang biasa digunakan. Apa saja jenisnya? Berikut ini adalah sedikit ulasan singkat tentang jenis faktur penjualan.
1. Faktur Reguler
Jenis yang pertama adalah bukti transaksi penjualan standar atau regular. Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling sederhana. Faktur ini dapat diterapkan dalam transaksi jual-beli apapun. Informasi yang dimuat di faktur ini diantaranya yakni nomor referensi, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo, nama penjual, informasi kontak, daftar produk atau jasa yang ditransaksikan, harga, dan cara pembayaran.
2. Faktur Pro-forma
Faktur proforma (atau pra faktur) adalah jenis faktur yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan kepada pembeli. Bukti pembayaran berupa faktur ini biasanya tidak diberikan untuk menagih pembayaran, tetapi untuk menginformasikan pelanggan mengenai biaya yang harus dibayar setelah mereka menerima barang atau jasa.
3. Faktur Berulang
Disebut juga sebagai faktur otomatis, faktur ini digunakan untuk menagih pelanggan dengan transaksi yang sama secara berkala. Biasanya, faktur jenis ini digunakan oleh penyedia layanan yang memiliki pelanggan tetap, seperti penyedia layanan internet, telepon TV, dan lain-lain. Dengan bantuan E-Invoicing, faktur berulang dapat dibuat dan dijadwalkan secara instan.
4. Faktur Komersial
Berbeda dari faktur harian yang biasanya kita jumpai, faktur komersial adalah faktur khusus yang dirancang untuk dokumentasi perdagangan luar negeri seperti pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara lain. Faktur jenis ini digunakan sebagai informasi nilai pabean ketika produk melintasi perbatasan internasional.
Komponen dalam Faktur Penjualan
Agar bisa membuat bukti transaksi penjualan yang sesuai maka ada beberapa komponen yang perlu dimasukkan. Berikut ini adalah komponen-komponennya.
1. Rincian bisnis Anda
Buat tajuk untuk faktur yang menyertakan logo Anda, jika ada, nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda.
2. Informasi pelanggan atau klien Anda
Di bawah detail kontak Anda sendiri, daftarkan informasi kontak klien. Konfirmasikan pada pelanggan bahwa Anda memiliki informasi kontak untuk penghubung yang benar . Jika klien Anda adalah perusahaan besar, pastikan Anda memiliki kontak untuk penagihan mungkin berbeda dari orang yang berhubungan dengan bisnis Anda sehari-hari.
3. Nomor faktur
Setiap faktur yang Anda terbitkan harus memiliki nomor faktur unik yang ditetapka. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melacak faktur dan merujuk faktur penjualan tertentu dalam diskusi dengan klien Anda.
Jika Anda tidak memiliki sistem penomoran, mudah untuk memulai dengan menomori faktur penjualan Anda secara berurutan, dimulai dengan Faktur # 001, lalu Faktur # 002 dan seterusnya.
4. Daftar barang atau layanan yang dipesan
Berikan daftar terperinci dari layanan atau barang yang Anda berikan pada faktur penjualan Anda, dengan deskripsi singkat tentang setiap layanan, jumlah yang diberikan atau jam kerja, dan tarif untuk layanan dan barang tersebut.
5. Persyaratan dan cara pembayaran
Uraikan persyaratan pembayaran pada faktur penjualan Anda, termasuk metode pembayaran yang Anda terima (yaitu uang tunai, cek, kartu kredit, dll.) Dan terangakan setiap biaya keterlambatan yang akan Anda bebankan pada faktur yang sudah lewat waktu (jika ada).
6. Pastikan ada tanggal pembayaran
Cantumkan dengan jelas batas waktu pembayaran pada faktur penjualan Anda. Yang terbaik adalah mencantumkan tanggal yang tepat, misalnya. “Pembayaran Jatuh Tempo 31 Oktober 2020” daripada tanggal jatuh tempo yang lebih samar yang bisa disalahpahami, misalnya “Pembayaran Jatuh Tempo dalam 30 Hari” atau “Pembayaran Jatuh Tempo Setelah Penerimaan.”
7. Nominal yang harus dibayar
Berikan saldo total yang jatuh tempo pada faktur penjualan, termasuk pajak yang berlaku. Pastikan informasi ini ditampilkan dengan jelas pada faktur sehingga klien Anda dapat melihat berapa banyak mereka berutang sekilas.
8. Nama dan tanda tangan
Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak
Data-data di atas bisa memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan. Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.